النظام الأساسي

الباب الاول

المادة الاولى :

أ – الاسم : ديوان آل الخواجا .

وهو تجمع عائلي لأحفاد مصطفى الخواجا ( الجد الأول ) .

ب- مركز الديوان : العاصمة عمان .

ج- نشاط الديوان : على مساحة المملكة الأردنية الهاشمية .

د – اننا عشيرة عربية مسلمة لنا جذور تاريخية تمتد طويلا في الثرى العربي والإسلامي.

المادة الثانية :

الديوان تآلف ذاتي عائلي وليس له أية غاية أو نشاط قطعيا في الحقول السياسية والدينية والطائفية ويقدم خدماته على مبدأ ” الأقربون أولى بالمعروف ” .

المادة الثالثة :

أهداف الديوان :

لم شمل العائلة وتنمية روح التكافل والتعاون وكذلك زيادة عرى التواصل والترابط و ترسيخها بين افرادها .
رفع مستوى العائلة في المجالات والوجوه كافة لكي تكون عضوا فاعلا وإيجابيا في المجتمع وتأخذ المكان اللائق بها .
العمل على إيجاد صندوق للتكافل الاجتماعي لتقديم المساعدة للمحتاجين من العائلة لتمكينهم من العيش بكرامة وظروف مناسبة .
رعاية شؤون الأيتام وتقديم العون لهم .
تقديم المساعدة للطلاب الفقراء المتفوقين ضمن إيجاد نظام صندوق التعليم .

إكرام أهل المتوفى بعمل طعام لهم من صندوق الوفاة .
تقديم الدعم المعنوي للأعضاء في حال الدهس والقتل غير المتعمد نتيجة الحوادث بأنواعها وما يترتب عليها من طلب واستقبال جاهات العطوة

الباب الثاني

المادة الرابعة :شروط العضوية

يحق لكل فرد من أفراد العائلة أكمل سن الثامنة عشرة وسدد الاشتراك السنوي بصفته الشخصية والاعتبارية:

أن يمثل نفسه تمثيلا كاملا بحرية الانتخاب والترشيح وحرية إبداء الرأي الكامل والمناقشة وتقديم النصيحة والعون المادي والمعنوي لهذا الديوان .
أن يكون متمتعا بحقوقه المدنية الكاملة .
أن يكون اسمه في سجل الديوان .
العضو يتمتع بالامتيازات والصلاحيات الكاملة في الديوان .
يجوز للهيئة الإدارية قبول أعضاء شرف وأعضاء منتسبين وأعضاء زائرين .
أفراد العائلة دون سن الثامنة عشرة يعتبرون مؤازرين ويحق لهم المشاركة في النشاطات الثقافية والاجتماعية في الديوان.

المادة الخامسة :

قيمة الاشتراك السنوي لكل عضو غير متزوج ديناران .
يدفع كل عضو ( متزوج ) خمسة عشر دينارا سنويا لصندوق وفيات العائلة وبذلك يعتبر الاشتراك مسدداً.

الباب الثالث

المادة السادسة : موارد الديوان

تتألف موارد الديوان من :

اشتراكات الأعضاء .
التبرعات والهبات .
ريع إيرادات الحفلات والإيجارات .
الوصايا .

المادة السابعة :

تبدأ السنة المالية في 1/1 وتنتهي في 31/12 من كل سنة مالية .
تودع أموال الديوان في مصرف أو أكثر تعينه الهيئة الإدارية ولا يجوز أن يحتفظ أمين الصندوق بمبلغ يزيد على مائة دينار .
يشترط في سحب الاموال من المصرف أن يوقع على الحوالة المالية كل من رئيس الهيئة الإدارية أو من ينوب عنه مع أمين الصندوق .
أموال الديوان تصرف على تحقيق أي غرض من أغراض الديوان ولا يجوز غير ذلك .
يحتفظ الديوان في المركز الرئيسي بدفاتر الحسابات وفقا لأصول مسك الدفاتر .
تدقق الحسابات سنويا من مدقق الحسابات القانوني على أن يتم تدقيقها في مدة أقصاها ثلاثة اشهر من انتهاء سنة الديوان المالية .
تختار الهيئة الإدارية لجنة مالية للإشراف على جميع النواحي المالية .

الباب الرابع

المادة الثامنة : الهيئة العامة

تتكون الهيئة العامة من جميع الأعضاء العاملين والمسددين لإلتزاماتهم المالية كافة ولغاية تاريخ الاجتماع ، ويستمر التسديد إلى ما قبل افتتاح الجلسة مباشرة .

تجتمع الهيئة العامة مرة سنويا في الظروف العادية ، وكلما اقتضت الضرورة .
يكون اجتماع الهيئة العامة في المقر الرئيسي في الديوان .
ترسل الدعوة من الهيئة الإدارية إلى جميع الاعضاء قبل أسبوعين من تاريخ الانعقاد بأي وسيلة اتصال .
اذا تقدم مائة عضو من الإعضاء العاملين المسددين لطلب عقد اجتماع طارئ للهيئة العامة لأمر هام و ضروري فعلى الهيئة الإدارية تحقيق ذلك في فترة أقصاها أسبوعين ، ولرئيس الهيئة الإدارية البت والحكم في ذلك وقراره ملزم للجميع .
لكل عضو الحق بتفويض من ينوب عنه خطيا من الأعضاء العاملين ليمثله في اجتماع الهيئة العامة للانتخاب عنه ويكون التمثيل لعضو واحد فقط .
يرأس اجتماعات الهيئة العامة رئيس اللجنة الإدارية أو نائب الرئيس ، وإذا غاب الاثنان تنتخب الهيئة العامة رئيسا لذلك الاجتماع .
يكون النصاب قانونياً إذا حضر الاجتماع أكثر من نصف الأعضاء العاملين المسددين لاشتراكاتهم كافة لغاية يوم الاجتماع .
إذا لم يكتمل النصاب يحدد موعد لجلسة ثانية في مدة لا تقل عن أسبوع و لا تزيد عن شهر وتعتبر هذه الجلسة قانونية بمن حضر .

المادة التاسعة : صلاحيات الهيئة العامة

تلاوة التقرير المالي والإداري ومناقشة واتخاذ القرارات المناسبة بشأنه .
الاستماع لتقرير مدقق الحسابات .
مناقشة الميزانية السنوية للديوان وإقرارها .
إقرار مشروع الموازنة للسنة الجديدة .

مناقشة تقرير الهيئة الإدارية عن أعمال الديوان خلال العام المنصرم .
إنتخاب هيئة إدارية جديدة بالاقتراع السري والحر والشفاف .
اختيار أعضاء مجلس الديوان ( مجلس وجهاء العشيرة ) .
تعيين مدقق حسابات من غير اعضاء الهيئة الادارية .
بحث أي أمور تحت بند أمور مستجدة .
تصدر قرارات الهيئة العامة بالأغلبية العادية النصف + 1 .
يتم التصويت على القرارات عن طرق الاقتراع المباشر وبرفع الأيدي بإستثناء الحالات التي يرى فيها رئيس الجلسة أنه من المصلحة أن يكون الاقتراع سريا بعد المداولة .

المادة العاشرة :

تصدر القرارات في الهيئة العامة بأغلبية ثلثي الأعضاء المسددين في الأحوال التالية :

تعديل النظام الاساسي للديوان أو أي فقرة منه.
عزل الهيئة الإدارية وانتخاب هيئة إدارية جديدة .

المادة الحادية عشرة :

تدون قرارت ومحاضر الجلسات للهيئة العامة في سجل خاص مع أمين سر الهيئة الإدارية ويوقع عليها الرئيس وأمين السر .
يدون أسماء ثلاثة من الاحتياط مع عدد الأصوات التي حصلو عليها لملء المكان الشاغر في حالة استقالة عضو أو في حالة وفاة عضو.

المادة الثانية عشرة : مجلس الديوان ( مجلس وجهاء العشيرة )

يكون هذا المجلس بمثابة حلقة الاتصال بين الهيئة العامة والهيئة الإدارية ويتكون من خمسة وعشرين عضوا .
مدة المجلس غير محدودة بفترة زمنية .

اختيار أعضاء مجلس الديوان :

تختار الهيئة العامة أعضاء مجلس الديوان من بين أعضائها الذين أتموا سن الثلاثين عاما من العمر إما بالتوافق أو بالاقتراع .

يفقد عضو المجلس عضويته إذا تغيب عن حضور ثلاث جلسات متتالية وبدون عذر مقبول ، أو تخلف عن تسديد التزاماته المالية .

المادة الثالثة عشرة : الهيئة الإدارية

1-تنتخب الهيئة الإدارية انتخابا سريا حراً ونزيها من الهيئة العامة وعدد أعضائها لا يزيد عن أحد عشر عضوا .

2-الهيئة الإدارية هي المسؤولة عن إدارة جميع أمور الديوان.

3-مدة عمل الهيئة الإدارية 4 سنوات .

4-يشترط في عمر عضو الهيئة الإدارية أن لا يقل عن إحدى وعشرين سنة .

5-أن يكون نشاطه ملحوظ يتصل بالغايات والأغراض التي هي من أهدف عمل الديوان .

6-لا يجوز الجمع بين عضوية الهيئة الإدارية والعمل للديوان بأجر مادي .

7-تمثل الهيئة الإدارية للديوان لدى كافة الدوائر الحكومية والأهلية والقضائية فيما لها من حقوق وعليها من واجبات مع لجنة التنسيق .

8-عند شغور عضوية أي عضو في الهيئة الإدارية يأخذ مكانه العضو الذي نال أعلى الأصوات من الاحتياط وهم ثلاثة .

9-بعد انتخابات الهيئة الإدارية تجتمع الهيئة الإدارية فورا لاختيار رئيس ونائب للرئيس وأمين للسر واأمين للصندوق ورؤساء للجان المعنية .

10-تجتمع الهيئة الإدارية مرة كل شهر لتصريف أمور الديوان .

11-يحق للجنة الإدارية تشكيل لجان حسب الحاجة إليها .

12-الهيئة الإدارية هي المسؤولة عن دعوة الهيئة العامة .

13-الهيئة الإدارية هي التي تضع جدول الأعمال في الاجتماع العام للهيئة العامة .

14-إعداد مشروع الميزانية .

15-إعداد الأنظمة المالية و الإدارية التي يسير عليها الديوان .

16-تعيين الموظفين اللازمين للديوان والنظر في أدائهم وفصلهم وعزلهم .

17-تصدر القرارات بالأغلبية وإذا تساوت الأصوات يكون صوت الرئيس هو المرجح .

18-يوقع جميع حاضري الجلسات على المحضر في اجتماع الهيئة الإدارية .

19-لا يجوز لعضو الهيئة الادارية التخلف عن حضور جلساتها الا بعذر مقبول يقدم قبل انعقاد الجلسات .

20-كل عضو تخلف عن حضور ثلاث جلسات متتالية بدون عذر غير مقبول يعتبر مفصولا من الهيئة الإدارية .

الباب الخامس

المادة الرابعة عشرة :صلاحيات الرئيس

ترؤس الهيئة الإدارية والهيئة العامة .
تمثيل الديوان لدى السلطات الرسمية والقضائية .
الإشراف على أعمال الديوان واللجان المنبثقة عنها كافة .

في حال غياب الرئيس أو اعتذاره يقوم نائب الرئيس مكانه .

المادة الخامسة عشرة : صلاحيات أمين السر

حفظ سجلات الديوان و إجراء الاتصالات .
تدوين وقائع جلسات الهيئة الإدارية .
القيام بأعمال أمين الصندوق عند غيابه .

المادة السادسة عشرة : صلاحيات أمين الصندوق

تسلم المبالغ التي ترد إلى الديوان بإيصالات مختومة بختم الديوان وتوقيعه عليها .
إيداع هذه المبالغ في المصرف الذي تقرره الهيئة الإدارية .
تنفيذ قرارات الهيئة الإدارية للديوان فيما يتعلق بالمعاملات المالية .
تقديم تقرير مالي شهري عن حسابات الديوان للهيئة الإدارية .
حفظ الدفاتر والمستندات المالية في مركز الديوان لتكون تحت طلب الجهات صاحبة العلاقات .
لا يجوز الإنفاق أو التصرف بأموال الديوان إلا حسبما تقرره الهيئة الإدارية .

الباب السادس

المادة السابعة عشرة

يحق للديوان شراء أو امتلاك عقارات أو أراضي جديدة تسجل باسم الديوان وغير ذلك من الأموال المنقولة وغير المنقولة من سيارات ويحق له بيعها أو رهنها أو تأجيرها بقرار من الهيئة الإدارية .

يحق للديوان القيام بحملة جمع تبرعات ضمن أسس محددة ومنظمة لاستكمال بناء الديوان وبإشراف الهيئة الإدارية والمالية .